Dotación laboral: cuándo se entrega y quién tiene derecho

Las tres fechas del año

El artículo 232 del Código Sustantivo del Trabajo fija tres entregas anuales, y son fechas límite: la dotación debe estar entregada antes de cada una, no ese mismo día.

• 30 de abril
• 31 de agosto
• 20 de diciembre

Son tres dotaciones completas al año, no una repartida en tres. Cada entrega consiste en un par de zapatos y un vestido de labor adecuados a la tarea que la persona desempeña.

¿Quién tiene derecho?

El artículo 230 del CST pone dos condiciones, y deben cumplirse las dos a la vez:

• Ganar hasta dos salarios mínimos mensuales. Con el mínimo vigente en 2026 ($1.750.905), el tope está en $3.501.810. Quien gane por encima de esa cifra no tiene derecho a dotación legal.
• Llevar más de tres meses vinculado a la fecha de cada entrega. Alguien que entró en julio no alcanza el corte de agosto, pero sí el de diciembre.

El tope se revisa cada año, porque depende del salario mínimo. Y en 2026 hay una particularidad: el decreto que fijó el mínimo fue suspendido por el Consejo de Estado en febrero, y el Gobierno expidió el Decreto 0159 de 2026 que lo mantiene transitoriamente en $1.750.905 mientras se resuelve el fondo del asunto. Es la cifra que rige hoy, pero conviene confirmarla si el fallo llega.

Nunca en dinero. Tampoco si el trabajador lo pide

Es el error más común y el más caro. La dotación es una prestación en especie: la empresa entrega los elementos físicos. No puede pagarse en dinero durante la vigencia del contrato, y el acuerdo entre las partes no lo legaliza — aunque el trabajador lo proponga y firme.

Ese "arreglo" es frecuente en empresas pequeñas y deja a la empresa expuesta dos veces: por incumplir la obligación y porque, si después hay un pleito, el pago en dinero no cuenta como dotación entregada.

Aprendices: lo que cambió con la reforma

La Ley 2466 de 2025 no tocó los artículos de dotación, pero sí cambió algo que la afecta directamente: su artículo 21 convirtió el contrato de aprendizaje en un contrato laboral especial y dispuso que, en la etapa práctica, los aprendices tienen derecho al reconocimiento y pago de todas las prestaciones, auxilios y demás derechos propios del contrato laboral.

En la práctica eso significa que los aprendices en etapa práctica que lleven más de tres meses también entran en el conteo de dotación. Si tu empresa tiene aprendices del SENA, revisa que estén incluidos en los cortes de abril, agosto y diciembre.

Si el trabajador no la usa

El artículo 233 del CST resuelve un caso que sorprende: si la persona no usa la dotación que se le entregó en sus labores, el empleador queda exonerado de entregarle la siguiente.

Pero ojo con cómo se aplica: para invocarlo hay que poder demostrarlo. Sin registro de qué se entregó, cuándo y a quién, esa exoneración es difícil de sostener frente a un inspector.

Qué pasa si no la entregas

Dos frentes, y el segundo suele doler más que el primero:

• Multas del Ministerio de Trabajo. El incumplimiento de las normas laborales se sanciona con multas de hasta 5.000 salarios mínimos mensuales, graduadas según la gravedad y el tamaño de la empresa.
• Terminación con justa causa por parte del trabajador. No entregar la dotación es un incumplimiento de las obligaciones del empleador, y puede dar lugar a que la persona renuncie con justa causa — lo que activa la indemnización como si el despido hubiera sido injustificado.

Lo que revisa un inspector

En una visita del Ministerio de Trabajo, sobre dotación se suele pedir:

• El soporte de cada entrega, firmado por el trabajador, con la fecha. Una lista sin firmas no prueba nada.
• Que las tres entregas del año estén completas, persona por persona.
• Que los elementos sean adecuados a la labor: la dotación de un operario de planta no es la misma que la de alguien en atención al público.
• Que quienes entraron durante el año hayan sido incluidos en cuanto cumplieron los tres meses.

Ese último punto es donde más empresas fallan: no por no entregar, sino por perder la cuenta de quién cumplió los tres meses entre un corte y el siguiente.