Registro de jornada laboral: qué exige la ley y cómo se lleva

Por qué el registro dejó de ser opcional

Durante años, muchas PYMES llevaron la jornada en una planilla de papel que se firmaba al final de la semana. Eso ya no basta. Con la reducción progresiva de la jornada laboral que trajo la Ley 2101 de 2021, saber exactamente cuántas horas trabajó cada persona dejó de ser un tema administrativo y pasó a ser la base del cálculo de recargos y horas extra.

La jornada máxima legal bajó por etapas hasta llegar a 42 horas semanales el 15 de julio de 2026 — lo explicamos en la guía sobrela jornada de 42 horas. Cada hora por encima de ese tope es extra, y se paga con recargo. Sin un registro confiable, la empresa no puede probar cuántas fueron — y en un pleito laboral, la carga de la prueba sobre la jornada recae en el empleador.

Qué debe quedar registrado

• Hora de entrada y de salida de cada jornada, persona por persona.
• Los descansos, cuando interrumpen la jornada (el caso típico del turno partido).
• Las horas extra, diurnas y nocturnas, diferenciadas.
• El trabajo en dominicales y festivos, que tiene su propio recargo.
• Las novedades: incapacidades, permisos, vacaciones y ausencias.

¿Sirve una planilla de papel?

Legalmente no está prohibida: la norma no impone un formato ni una tecnología. Pero en la práctica el papel falla en lo que importa cuando llega una inspección:

• Es fácil de alterar. Una planilla llenada toda con el mismo lapicero al final de la semana no prueba gran cosa.
• No cuadra con la nómina. Si el soporte de horas está en papel y la liquidación en Excel, cualquier diferencia queda sin explicación.
• Se pierde. Y el periodo que no puedas soportar se resuelve a favor del trabajador.

Por eso el registro digital con hora exacta — y mejor aún con foto o huella — es el que de verdad protege a la empresa.

Cuánto tiempo hay que conservarlo

El criterio prudente es conservar los registros al menos tres años, que es el término de prescripción de las acciones laborales ordinarias (artículo 488 del CST). Mientras un trabajador pueda reclamar, la empresa debe poder demostrar qué horas trabajó.

Para los documentos asociados al SG-SST, el Decreto 1072 de 2015 exige veinte años en ciertos casos, así que conviene revisar qué registros de tu operación caen en esa categoría.

Lo que revisa un inspector

Cuando llega una visita del Ministerio de Trabajo, lo que se pide sobre jornada suele ser:

• El registro de entradas y salidas de un periodo concreto, no un resumen.
• Que ese registro cuadre con lo pagado en nómina, incluidos recargos y extras.
• Que se respeten los descansos y el día de descanso obligatorio semanal.
• Que las horas extra no superen los topes: dos diarias y doce semanales.

Ese último punto sorprende a muchas empresas: pagar la hora extra no vuelve legal haberla trabajado. Superar el tope es una infracción por sí sola, aunque esté bien liquidada.